Arşivleme nedir?
Bunun için önce arşiv ne demek sorusuna cevap arayalım. Türk dil kurumu sözlüğüne göre belgelik manasına gelen arşiv kelimesi Fransızca kökenlidir. Kısaca; yapılan tüm faaliyetlere yönelik mevcut bilgi ve belgelere arşiv denilmektedir. Arşiv geçmiş faaliyetleri içerir, gelecek faaliyetler için yapılanlara planlama denilir. Kişilerin bireysel olarak arşivleri olabileceği gibi kurumların da arşivleri vardır. Arşivleme ise; kişilerin veya kurumların geçmişe yönelik faaliyetlerine ait bilgi ve belgelerinin muhafaza edilmesi işlemidir. Özellikle kurumlar açısından son derece büyük öneme sahip arşivleme faaliyeti, dosyalama işlemi olarak da anılmaktadır. Bu yazımızda dosyalama ve arşivleme ideal olarak nasıl yapılır konusunu inceleyip, arşivleme sürecinde dikkat edilmesi gereken hususları belirtmeye çalışacağız.
Kurumların geçmiş faaliyetlerinin belgelenmesi denetimler esnasında gösterilmesi açısından bir zorunluluk iken, arşivleme faaliyetleri aynı zamanda firmaların yapacağı performans değerlendirmelerinde de etkin olarak kullanılmaktadır. Ancak arşivleme tüm belgelerin saklanması demek değildir. Firmanız için gerekli olmayan, önem arz etmeyen belgeler saklanmamalıdır. Aksi halde arşivleme işleminiz sonunda size büyük bir çöp yığını kalabilir. Bu nedenle arşivleme faaliyetlerinin en temel kuralı arşiv konularının iyi şekilde belirlenmesi, gereksiz belgelerin arşivlenmesinin önlenmesidir.
Neleri arşivlemek gerekir?
Firmanız için önemli olan tüm evrakların belirli süre saklanması şirketinizin devamlılığı ve kurumsallığı açısından son derece önemlidir. Yapılacak iç ya da dış denetimlerde ilk bakılacak şeyler arasında yere alan arşiv dosya ve klasörlerinin tertipli ve düzenli bir şekilde tutulması gerekmektedir. Banka hesap özetleri, insan kaynakları dosyaları, işletme gelir vergisi beyannameleri, işletme defterleri, muhasebe kayıtları, iptal edilen çekler, kurum içi ve kurum dışı yazışmalar, faturalar v.b. ileride size fayda sağlayacak her türlü belge arşivlenebilir.
Dosya arşivleme nasıl yapılır? Arşiv yapmanın incelikleri
Dosya arşivleme faaliyeti yaparken öncelikle hangi belgelerin arşivlenmesi gerektiğine karar vermek gerekir. Gereksiz belgelerin arşivlenmesinin önüne geçmek ve önemli belgelerin neler olduğunun bilinmesi arşivleme işlemleri için önemlidir. İkinci olarak; düzgün bir arşivleme için aşağıda açıklamaya çalıştığımız Arşivleme Sistemini en ince ayrıntısına kadar düzgün bir şekilde belirlemek ve uygulamak gerekir. Ayrıca bu sistemin tüm çalışanlar tarafından bilinmesine yönelik önlemler de alınmalıdır. Arşivleme sisteminin belirlenmesi kadar tüm çalışanlar tarafından bilinmesi de çok önemlidir. Bu konuda ilgili çalışanlara arşivleme eğitimleri verilebilir veya belirlenen standartların yazdığı yönerge ve talimatların tüm personel tarafından ulaşılabilir olması sağlanabilir. Üçüncü olarak; arşivleme faaliyetinin düzenli, özenli ve tam zamanında yapılması gerekmektedir. Arşive konulan tüm belgelerin düzenli ve tertipli bir şekilde olması muhafazası açısından kolaylık sağlar. Ayrıca göze de hitap edecek şekilde düzenlenen arşivler, aradığınızı çabuk bulmak açısından da faydalıdır. Tüm belgelerin işlemi bittiği anda arşivlenmesi ayrı bir öneme sahiptir. Belgeleri bir kenarda biriktirmek veya bir zaman arşivlerim diyerek bir kenara koymak, hem belgelerin arşivlenmesinin unutulmasına hem de kaybolmasına yol açabilir. Dördüncü olarak; arşivleme işleminin yapılacağı özel alanın düzenlemesi yapılmalıdır.
Arşiv düzenlemesi nasıl yapılmalıdır.
Öncelikle arşivlenecek dosyalarınızın büyüklüğüne göre özel bir dolap, oda veya kat seçilmelidir. Bu bölgenin; yangın, deprem, su baskını ve hırsızlık gibi faaliyetlere yönelik güvenlik önlemi alınmalıdır. Küçük arşivler için kilitli bir dolap yeterli olurken büyük arşivler için özel raylı kilitli dolapların olduğu odalar veya bölmeler tercih edilebilir. Buradaki raf sisteminin kaliteli malzemeden seçilmesi dosyaların uzun süre muhafazası için önemlidir. Raf ve dolap sistemlerini tercih ederken zamanla artan belge sayısını göz önünde bulundurmalıdır.
Arşivleme sistemleri nelerdir?
Düzenli bir arşivleme yapmak mutlaka bir sistem gerektirir. Bu sistemi oluşturmak kurum yönetimine, uygulamak ise çalışanlara düşmektedir. Arşivleme sürecinde iki başlığa dikkat edilmelidir.
Birincisi; Dosyalama yöntemini iyi belirlemek gerekmektedir. Dosyalama yöntemleri aradığınız belgeye kolay bir şekilde ulaşabilmeniz için geliştirilmiş yöntemlerdir. Genel kabul görmüş arşivleme sistemleri olduğu gibi firmanızın yapısına göre kendiniz de bir dosyalama yöntemi uygulayabilirsiniz. Her ofis veya işyeri kendisine özgü bir arşivleme tekniği kullanmaktadır. Tüm küçük işletmeler ve şahıs şirketlerinin de sıklıkla kullandığı dosyalama yöntemleri arasında; isme göre sıralama, türe göre sıralama, işlem türüne göre dosyalama, konu başlıklarına göre dosyalama, tarih sırasına göre düzenleme gibi yöntemleri sayabiliriz. Belgelerin üzerinde belirli bir düzene göre verilmiş başlık veya numaralar bulunmalıdır. Bunlar dosyalama yaparken belgeleri kategorilendirmenizi yardımcı olur. Bu sayede kayıt altına alınan belge düzenli bir şekilde kaydedilirken, arandığında ise hızlı bir şekilde bulunabilmektedir. Bu başlık ve numaralar, varsa kurum yönetmeliklerine göre, yoksa evrensel arşivleme yöntemlerine göre belirlenebilir. Bu başlıklar; belge ismi, belge numarası, tarih ve ilgili birim adı gibi detayları içeren başlıklar olabileceği gibi bazı bilgilerin kodlanması ile oluşturulmuş özel numaralar da olabilir. Az dosya yapısına sahip firmalar tarafından numaralı dosya sistemi ve alfabetik arşivleme sistemi kullanılabilir. Ancak binlerce dosya dizinine sahip geniş arşivler için bu sistem yetersiz kalır. Bu durumda, harf-numara dizinini bir arada içeren alfa numerik arşivleme sistemi hem başlık üretiminde hem dosya kapağının damgalanmasında kullanılabilir.
Küçük işletmeler dışında büyük arşiv tutan özel ve devlet kurumlarının yöntemleri daha sistematik ve katı kurallı olmaktadır. Milyonlarca belgenin farklı yerlerde aynı standartlarda saklanması özel bir çalışma gerektirmektedir. Bunun için bir çok kurum arşivleme yönetmelikleri çıkarmaktadır. Tüm arşivlemeler en ufak detayına varıncaya kadar burada belirtilen standartlara göre yapılmaktadır. Bu sayede aranılan belge herhangi bir kaybolma durumu olmaksızın arandığında hemen bulunacak şekilde hazır beklemektedir.
İkinci dikkat edecek başlık ise dosyalama sisteminde kullanılan ofis/kırtasiye malzemeleridir. Düzgün arşivleme yapabilmek için geliştirilmiş bir çok dosyalama aracı mevcuttur. Kırtasiye malzemeleri ve ofis malzemeleri konusunda uzman bir ekip tarafından özenle seçilen Dosyalama ve Arşivleme Araçlarına, İş’te Kırtasiye.com’dan rahatlıkla ulaşabilir, geniş ürün yelpazesi içerisinden ihtiyacınıza uygun olanı seçebilirsiniz. Dolap ve raf üniteleri içine eklenen dosyalama araçları, tüm arşivlerinizin ofisinize yakışır şıklıkta tutulmasını sağlar. Bu tarz araçlar pratik bir kullanıma sahiptir.
Arşivleme işleminizde size yardımcı olacak birkaç pratik ürün önerimizi sizlerle paylaşmak isteriz. İş’te Kırtasiye.com’da işyerinizde kullanacağınız tüm dosya ve klasörler geniş bir ürün yelpazesi içerisinde, kalite ve ekonomi öncelikli olarak sunulur. İş’te Kırtasiye ailesi olarak tüm arşivleme faaliyetlerinizde başarılar dileriz.