Sunum nedir? Sunum yapmanın faydası nedir?
En kısa tanımı ile bir konunun karşı tarafa anlaşılır bir şekilde anlatılmasına sunum denir. Sunumun asıl amacı karşı tarafın konuyu anlamasını sağlamak olduğundan sunum için görsel yardımcılar kullanmak her zaman etkili olmuştur. Ofis hayatında sıklıkla karşılaştığımız sunumlar, birçoğumuz için büyük stres sebebi olmaktadır. Bunun önüne geçmek, stresten uzak kalabilmek için birkaç ufak kritere dikkat edilmesi yeterli olacaktır.
Etkili sunum yapmanın birçok faydası vardır. Öncelikle karşınızdaki kişileri belki de bilmedikleri birçok konuda bilgilendirmiş olursunuz. Sunum yaptığınız konu hakkında ciddi araştırmalar yapmış olursunuz. Savunduğunuz konu neticesinde bazı uygulamalar yenilendiğinde verim artabilir. Sunumlar merak duygusunu tetikler, insanları farklı konularda da araştırma yapmaya iter.
Günümüzde sunum artık oldukça önemsenen bir konu hakkında gelmiştir. Bugün en güzel restoranlarda bile aşçılar ne yaptıkları ile değil nasıl sundukları ile ilgilenmektedir. Çünkü yapılan şeyler artık herkes tarafından bilinen, yapılabilen şeyler sınıfına girmiştir. Fark yaratan konu yapılan şeyin nasıl sunulduğudur. Aynı husus bir konuyu sunarken de geçerlidir. İnsanlar bilgiye artık her yerden rahatlıkla ulaşabilmektedir. Bu nedenle sunumun amacı bilgi vermek olmamalı, o bilgiyi nasıl vermek gerektiği olmalıdır. Konuyu bilmek tek başına yetmez, onu güzel bir şekilde anlatabilmek gerekmektedir. Ancak bu sayede karşıdaki kişilerin sizin anlattığınız konuyu anlamasını sağlayabilirsiniz. Bunun için gerekli olan şey etkili sunum tekniklerini kullanabilmektedir. Evet bazı insanların doğuştan gelen bir hitabet yeteneği vardır. Bu kişiler sunum esnasında biraz daha avantajlı olurlar. Ancak hitabet yeteneği çalıştıkça geliştirilebilen bir yetenektir. Etkili sunum yapabilmek için aşağıdaki kriterlere dikkat etmek, sizin için yeterli olacaktır.
Konunuza hakim olun. Öncelikle anlatılacak konu hakkında çok iyi bir araştırma yapılmalıdır. Konu elden geldiğince bir çok yönü ile incelenmeli, mümkünse çalışanların görüşleri alınmalıdır. Anlatacak kişi konuyu kafasında tam olarak kavramış olmalıdır. Gelebilecek soruları önceden düşünüp araştırmasını bunlara göre derinleştirmelidir. Gelecek sorulara yönelik görsel olarak da hazırlıklı olmak, o soru hakkında belge v.b toplayıp sunuya eklemek avantaj olacaktır.
Anlatacağınız kitleyi iyi tanıyın. Konuyu çok iyi bilseniz bile anlattıklarınız ancak karşı tarafın anladığı kadardır. Bu nedenle sunum yapacağınız kitleyi iyi analiz etmek gerekir. Kitlenin eğitim seviyesinden tutun da hoşlandıkları sosyal olgulara kadar bilgi sahibi olunmalıdır. Rahatsız olacakları konulara ve davranışlara girmeden, onların ilgisini çekecek başlıklar ve görseller tercih edilmelidir.
Samimi bir hava oluşturun. Anlatan ile anlatılan kişi arasındaki iletişim çok önemlidir. Bir kişi sizi dinlerken sadece anlattıklarınızı dinlemez, sizin ne hissettiğinizi, nasıl bir karakterde olduğunuzu anlamaya çalışır. Hatta bazen kişiliğiniz, kimliğiniz ve karakteriniz anlattığınız konunun önüne geçer. Yani kişi ne anlatıldığına değil kimin anlattığına bakar. Bu sebeple kitle ile iletişim kurmak çok önemlidir. Sunum esnasında samimi bir hava oluşturmak, karşıdaki kişilerin anlattıklarınızı daha iyi anlamasını sağlar. Örnek olarak, sunuma kendinizi tanıtarak başlayabilirsiniz. Hayat hikayenizdeki yanlışları, eğlenceli olayları anlatarak kitlenin güvenini ve samimiyetin kazanabilirsiniz.
Görsel yardımcılardan destek alın. Sunum yaparken kullanılan teknikler çoğunlukla görselliği ön plana çıkarmaya yöneliktir. Çünkü sunum sırasında göze hitap edebilmek bilgiyi hafızada tutmayı kolaylaştırmaktadır. Ayrıca görsel veri kullanımı hem sunumu yapan kişi hem de dinleyiciler açısından zaman tasarrufu sağlamaktadır. Bununla birlikte daha kısa sürede daha fazla bilgi anlaşılır bir şekilde dinleyicilere aktarılabilmektedir. Sunum hazırlarken diğer büyük bir yardımcınız ise sunum programlarıdır. En çok tercih edilen sunum programı Microsoft Power Point’in yanında bir çok program da mevcuttur. Hepsinin ana amacı sununuzu daha görsel ve ilgi çekici hale getirmek, konuyu daha sade bir dilde anlatılabilir kılmaktır. Bu programlar sayesinde sunum içerisinde, karşı tarafın ilgisini arttıracak tablolar, istatistikler, resimler, posterler, filmlerden kesitler kullanılabilir. Bunun yanında konunuz hakkında belirli objeleri de kullanabilirsiniz. Örneğin bir makineyi tanıtırken o makinenin kendisini veya maketini sunum ortamına getirebilirsiniz. Sunum esnasında kullanılabilecek, anlatımınızda size yardımcı olacak tüm yardımcı araç ve gereçleri İş’te Kırtasiye.com’un Sunum ve Planlama bölümünde bulabilirsiniz.
Monotonluktan ve sıkıcılıktan uzaklaşın. Sunum esnasında sık karşılaşılan görüntülerden bir tanesi uyuklayan, esneyen insanlardır. Çünkü dinlemek zor bir iştir. Hiçbir şey yapmadan dinlemek başarılması güç bir iştir. Ancak ilginiz konu hakkında yoğunlaştığında, beyniniz konu hakkında düşünceler ürettiğinde sıkılmadan, esnemeden ve uyumadan durabilirsiniz. Burada en önemli iş sunum yapan kişiye düşmektedir. Sunumda monotonluk yaratan herşeyden uzak durulmalıdır. Yansıda yazan yazılar birebir okunmamalı, ellerdeki not kağıtlarına bakarak sunum yapılmamalıdır. Spontane bir şekilde sunum yapılmalıdır. Konunun başlıkları yansıda yansıtılıp, detaylarını interaktif bir şekilde kitle ile beraber tartışarak incelenmelidir.
Heyecanınızı kontrol altına alın. Sunum yapmak denilince bireylerin aklına ilk olarak heyecan kelimesi gelmektedir. Çünkü bir topluluğun karşısında konuşabilmek ve dinleyicilerin ilgisini üzerine çekebilmek bireyler açısından kolay bir durum olmamaktadır.Sunumunuzu başarısızlığa götürecek en büyük tehlike heyecandır. Heyecanlanmak çok normaldir, aslında heyecan yoksa anormaldir. Sizi motive eden de bu heyecandır zaten. Ancak her şeyin fazlası zarar olduğu gibi heyecanın da fazlası zarardır. Bu nedenle kontrol altında tutulmalıdır. Bunun için öncelikle konuyu bildiğinize kendinizi inandırın. İkinci olarak konuyu anlattığınız kitleyi gözünüzde büyütmeyin. Ne kadar üst düzey kişiler olurlarsa olsunlar, onların da bir insan olduğunu ve sizinle aynı duyguları paylaştıklarını unutmayın. Üçüncü olarak başarısızlığınızı ve sonunda olabilecekleri düşünmeyin, sadece sunumuza odaklanın ve ondan keyif alarak nasıl anlatabileceğinizi düşünün. Son olarak da sık sık prova ve tekrar yapın.
Beden dilini kullanın. Sunum esnasındaki en büyük yardımcınız kendi bedeninizdir. Sadece siz konuşmayın bedeninizin de konuşmasını sağlayın. Konuşmanız esnasında el kol hareketleri ve yüz mimiklerinizi kullanın. Ses tonunuzu ara ara değiştirin. Dinleyiciler ile göz teması kurmaktan sakınmayın. Beden dili hakkında daha önce yazmış olduğumuz blog yazımızı inceleyebilirsiniz.
Özetle; anlatacağınız konuya detaylı bir şekilde hakim olun ve onu anlatacağınız hedef kitlenizi iyi tanıyın. Sunum esnasında samimi bir hava oluşturun, görsel yardımcılardan destek alın, monotonluktan ve sıkıcılıktan uzaklaşın, heyecanınızı kontrol altına alın ve beden dilinizi aktif olarak kullanın. İş’te Kırtasiye ailesi olarak anlatmak istediğiniz konuları anlayacak insanlarla çalışmanız dileğiyle.
Doğruyu söylemek değil, anlatmak güçtür. * Cenap Şahabettin