İletişim kazalarının önüne geçebilmek için, doğru iletişim kurmanın prensiplerini ve inceliklerini çok iyi bilmek gerekmektedir. İş hayatımızda yaşadığımız iletişim kazalarının, çoğu zaman büyük hatalara yol açtığını, müşteri kaybına neden olduğunu ve markamızı zor duruma soktuğunu yakinen görmekteyiz. Bahsi geçen iş kazalarının büyük çoğunluğunun not tutma alışkanlığımızın olmayışından ya da doğru not tutmayı bilmeyişimizden kaynaklandığı da bilinen bir gerçektir.
Söz uçar, yazı kalır özdeyişinden hareketle toplantı esnasında aldığımız notlar hayatımızı oldukça kolaylaştıracak, kurallara uygun alınan bu notlar bize zaman kazandıracak ve aldığımız görevleri eksiksiz yapmamızı sağlayacaktır. Böylesi bir düzenin ve iş ahlakının yöneticiler tarafından pozitif karşılanacağı da elbette yadsınamaz bir gerçektir.
Kişiliğinizi Yansıtacak Yazı Gereçleri Kullanın!
Beyaz yaka ya da mavi yaka olmanız hatta yönetici olmanız da çok fark etmez, katıldığın toplantıda not tutarken kişiliğinizi yansıtacak kaliteli not defterleri ile hem yazı kalitesi üst düzey olan hem de estetik yönü dikkat çeken yazı gereçleri kullanmalısınız. Kalem olarak Scrikss roller kalemler, Faber castell kalemler ya da pilot iğne uçlu kalemler size büyük kolaylık sağlayacaktır; Kullandığınız tarihli ya da tarihsiz ajandalar, not kağıtları ya da bloknotlar da hem işinizi kolaylaştıracak hem de muhatabınızda görevinizi ciddiye aldığınız intibaı uyandıracaktır. Özellikle post-it adını verdiğimiz yapışkanlı not kağıtları kullanmak da öncelik sırasını tespit gibi durumlarda bize kolaylık sağlayacaktır. Geçmiş toplantılarda aldığınız notları sakladığınız bir plastik dosya kullanmanız, bununla birlikte bir çanta da taşıyor olmanız farkındalık oluşturacaktır.
“Özet Not” Nasıl Alınmalı?
Not tutmada en çok yapılan yanlışlardan biri de konuşmacının ya da katılımcıların ağızlarından çıkan her şeyi yazmaya çalışmaktır. Bu, birçok noktadan sakıncalar doğuracaktır. Tıpkı slayt hazırlarken yaptığımız gibi çok metin yazmak yerine konunun özünü kısa cümleler kullanarak not etmeliyiz. Böylesi bir durumda hem çok not alıp toplantı sonunda bu notları çözmeye çalışmak yerine hatırlatıcı kısa cümlelerden hareketle konunu zihnimizdeki bütünlüğüne ulaşmış oluruz. Kısa cümlelerle ya da anahtar kelimelerle not alma esnasında, konuşmacıyla göz temasını da kaçırmayacağımızdan hem anlatılanları daha sağlıklı dinlemiş oluruz hem de katkı sağlamamız ya da soru yöneltmemiz gereken yerlerde müdahil olabiliriz. Üstelik konuşmacının ya da yöneticinin jest ve mimiklerinden, ses vurgusundan hangi noktaların daha önemli olduğunu da beden dilini gözlemleyerek yakalayabileceksiniz.
Not Tutmada Teknoloji Kullanımı
Dijital adımların çok hızlı atılmasıyla birlikte teknoloji, hayatımızın her noktasına girmiş bulunmakta. Elbette toplantıda not tutarken tablet, cep telefonu gibi araç gereçlerden faydalanma yoluna da gidilmelidir. Özellikle el yazısını istediğimiz formata çevirebildiğimiz INKredible - Handwriting Note gibi, notlarınızı bulut ortamına taşıyabilen ve hatırlatma özelliği (ajanda) bulunan Evernoete gibi programlar da işimizde kolaylık sağlayacaktır. Ancak konuşmacının ve bazı katılımcıların konu dışı ilgi gibi algılama ihtimali de dikkate alınmalıdır. Sizin dijital bir gereçle not tutuyor olmanız sanki internet ortamında geziniyor gibi algılanabilmektedir. Böylesi durumlarda en iyi çözüm yine kullanışlı bir kalem ve Thermo kapak Liz ajanda kalitesindeki ürünlerle notlarımızı tutmaktır.
Toplantıda Not Tutma Aşamaları
Bir toplantıya başlarken öncelikle yazı gereçlerinizi hazırlamalı ve toplantıya hazır olduğunuzu hissettirmelisiniz. Yazarken ses çıkaran, mürekkep kurumalarından dolayı yazma sıkıntısı oluşturabilecek kalemlerden uzak durmalı kaliteli kalemler tercih etmelisiniz. Not tutarken alt çizme, daire içine alma ya da numaralandırma gibi ayrıntılar için renkli ikinci bir kaleme ya da Noki, Lacco gibi kalitesini ispatlamış fosforlu kalemlere ihtiyaç duyabilirsiniz. Not kağıdı, bloknot, tarihli ve tarihsiz ajandalar da nitelikli olmalı, yaprakları dağılan, şirazesi sağlıksız ürünler kullanılmamalıdır. Not tutmaya başlarken ilk yapılacak işlerden biri de tarih atmadır. Not kağıdımızın orta ya da üst sağ noktasına gün, ay ve yıl net olarak yazılmalıdır. Bu durum bizim arşivleme sistemimizi de düzene sokacak, olası belirsizlikleri önleyecektir. Kağıtların sadece bir yüzünü kullanmak israf gibi algılansa da zaman zaman sayfayı koparma durumu oluşabileceğinden tek yüze not tutma daha uygun olabilecektir. Bütün bahsi geçen yazı gereçlerini istekirtasiye.com ‘dan temin edebileceğinizi de lütfen unutmayınız.
