Dinlemek denilince bir çoğumuzun aklına karşıdaki kişinin ne söylediğine kulak vermek gelir. Acaba dinleme için sadece kulak vermek yeterli midir? Bu şekilde yapılan dinleme kulağımızın yaptığı dinleme faaliyetinin beynimizde çok yorumlanmadan işleme konulması işidir. Ancak sağlıklı bir iletişim için olması gereken Etkin Dinlemedir.
Etkin Dinleme Nedir?
Etkin dinleme; dinleyenin, karşıdakini yalnızca duyduğunu değil, aynı zamanda anladığını iletmektir. Duymak ile etkin dinlemek arasındaki fark bakmak ile görmek arasındaki fark gibidir. Etkin dinleme, sadece karşımızdaki kişinin söylediklerine kulak vermek gibi pasif bir eylem değildir. Karşımızdaki kişiye dikkatimizi vermemizi gerektiren pozitif bir faaliyettir. Karşımızdaki kişinin sesine, sözcük seçimine, tonlamasına, hızına, beden diline karşı duyarlı bir tavır sergilemektir.Yüz ifadeleri, el, kol hareketleri, bedenin duruş tarzı, ses tonu gibi sözsüz mesajlar da iletişimin bir parçasıdır. (Beden dili ile ilgili konuları bir sonraki yazımızda daha detaylı olarak ele alacağız.)
Mesela müzik dinlerken; sözleri, melodiyi dikkate almadan sadece arka fon olarak dinlemek var, bir de sanatçının duygularını anlamaya çalışarak, sözleri yazan kişiye bu sözleri söyleten olayları düşünerek dinlemek var. İkinci durum etkin dinlemeye güzel bir örnek olarak düşünülebilir. Bu şekilde dinlediğimiz müzik bize birçok şeyi ifade etmektedir. Müziğin bize olan etkisini belirleyen bir diğer faktörde tabi ki hoparlördür 
(En güzel hoparlörler için sitemizin bilgisayar parçaları bölümünü ziyaret edebilirsiniz.)
Etkin Dinleme, karşıdaki kişiye saygı göstermektir. Herkes söylediklerinin önemli ve değerli olduğunu düşünür. O halde bizim de en az o kişi kadar söylediklerine değer vermemiz ve bunu dinleme şeklimizle kendisine göstermemiz gerekir. Kendi duygu ve düşüncelerimizi, kendi bakış açılarımızı bir kenara bırakarak olaylara karşımızdakilerin gözlerinden bakmaya çalışmak; hem bir sorumluluk hem de karşı taraf açısından bir saygı belirtisidir. Bu sayede karşımızdaki insana, onu umursadığımızı ve yaşantısına önem verdiğimizi iletiriz.
Etkin dinlemedeki ana amaç; karşımızdaki kişilerin hayat algoritmalarını anlama, yaşamı nasıl algıladıklarını görmeye çalışmaktır. Karşımızdaki kişiyi karşıdakinin değer yargılarına göre derinlemesine dinlemek, onu gerçekten anlamamıza olanak sağlayacaktır.
Etkin Dinlemek, iletişimde güven oluşturur. Dostluklar, genel kanının aksine, konuşmanın değil, dinlemenin sonucunda oluşur. Etkin dinleme yaparak insanları anlayan, değer veren insan; bir güven ve anlayış ortamı yaratır. Bu ortam içinde herkes tarafından özlenen, izlenen, beraber olunmak istenen bir insan olur.
Etkin Dinlemenin Bölümleri Nelerdir
Etkin Dinleme işlemini özetle aşağıdaki üç bölüme ayırmak mümkündür.
1. Sessiz kalmak ve dinlemek.
2. Empati yaparak, karşı tarafı anlamaya çalışmak.
3. Karşı tarafı konuşmaya teşvik etmek.
Sessiz kalmak; karşımızdakini yüreklendirir. Ona saygımızı ve önemsediğimizi gösterdiğimiz ve duygularını daha fazla açıklaması için ona güven verdiğimiz bir tutumdur. Bu nedenle karşıdaki kişinin konuşmasına müsaade etmek, iletişimin bir bölümünde sessizlik modunda olmak gerekir. Ancak bu modun bir tehlikesi vardır. Sessizlik, her zaman anlatana gerçekten tüm dikkatimizi verdiğimizi kanıtlamaz. Bu nedenle dinlerken, özellikle duraklamalarda, gerçekten dinlediğimizi göstermek için sözsüz belirtiler vermekte yarar olabilir. Baş sallamak gibi kabul tepkileri vermek karşıdakini gerçekten dinlediğimiz mesajını verebilir. Amirinizle iletişim esnasında özellikle sessizlik modunda not tutmak onun söylediklerine verdiğiniz değeri gösterir. Not almak için ise teknoloji ne kadar gelişirse gelişsin en etkin yöntem yanınızda ufak bir bloknot ve kalem taşımaktır. Bu konuda; şıklığı, kullanışlı olması ve fiyatı ile ön plan çıkan Bigpoint A7 Bloknotu tavsiye edebiliriz.
Empati yaparak, karşı tarafı anlamaya çalışmak; etkin dinlemenin en önemli unsurudur. Empati, kişinin kendisini karşıdaki kişinin yerine koyarak; onun bakış açısıyla, duygularıyla ve hayat algoritması ile konuya bakmasıdır. Bu konudaki duygu ve düşüncelerini ona aktarmasıdır. Herkesin bir hayat algoritması, yaşamı algılama biçimi vardır. Bu algoritmayı belirleyen bir çok faktör vardır. Örneğin; kişinin kendi yaşadığı deneyimler, ailesi ve sosyal çevresi ve burada gözlemlediği iletişim şekli, maddi ve manevi koşulları gibi. Oluşturduğumuz bu hayat algoritmamız iletişim unsurlarına (söz, mimik, davranış..) anlam yüklememizi sağlar. Karşı tarafı, “soracağı sorulara ne cevap vereceğim” “şimdi şunu sorabilir” “şu söylediğinde ne kadar da yanlış” gibi yaklaşımlarla değil “kurduğu cümledeki duygularını, beden dilini, kişinin bu cümleyi ne için kurmuş olabileceğini v.b “ düşüncelerle, empati yaparak dinlemelidir.
Empati yaparken ve iletişim halinde iken şu kuralı asla unutmamak gerekir. “Karşındakini olduğu gibi kabullen.” Ancak kişiyi kabullenmek denilince onun fikirlerini benimseme, söylediği her şeyi onaylama şeklinde yaklaşılmamalıdır. Sadece onun “hangi duygular içerisinde olduğunu ve fikir yapısının temelini anlamak” temel amaç olmalıdır. Onu değiştirmeye çalışmaktan, farklı düşündüğünüz konularda haklı çıkma çabasına girmekten sakınmak gerekir. Bunun için önemli bir konuda iletişime geçmeden önce sakinleştirici bitki çaylarından içmek sizi rahatlatabilir ve karşıdaki kişiye odaklanmanızı sağlayabilir.
Karşı tarafı konuşmaya teşvik etmek; onun duygularını ve düşüncelerini daha detaylı açıklamasına olanak sağlar. Bazı insanlar konuşmayı sürdürmek için yüreklendirilmeye gereksinim duyabilir. “Bu konuda daha fazla bir şey söylemek ister misiniz?” , “İlginç, devam etmek ister misiniz?”,” Söylediklerin çok doğru, sana katılıyorum” gibi mesajlar, doğru kullanıldığında, iletişimin sürmesine yardımcı olabilir.
Konuşan bireyin söylediği sözleri açarak, tekrar etmek insanlar arasında yalın, daha anlamlı bir ilişkinin gelişmesine fırsat verir. Etkin dinlemede, dinleyen suskun ve pasif değildir. Tam tersine anlatanın duygu ve düşünceleriyle ilgili ve konuşmasını onaylayan bir görüntü içinde, anlatanın kendi başına düşünmesine yardım eden kişi rolündedir. Sorumluluk, anlatandadır. Dinleyen, bir koç gibi sadece anlatanın kendi çözümlerini bulmasına yardımcı olma çabasında olmalıdır. Onun sözlerini tekrar etmek, açarak aynı şeyi farklı açılardan söylemek; anlatan kişinin mesajını doğru aldığınızı da kontrol edebilme şansı sağlar. Yoksa karşı taraf bir yerin temizlenmesinden bahsederken siz o yerin tamamen ortadan kaldırılmasını anlamış olabilirsiniz
Etkin Dinlemeyi Engelleyen Faktörler
Etkin Dinlemeyi engelleyen ve sakınılması gereken bir takım faktörler vardır. Bunlar;
Sabit fikirlilik. Bu özelliğe sahip kişiler, anlamaktan çok, görüşlerinin anlaşılması ve kabul edilmesi için mücadele verirler. Bazen söylenenleri net bir şekilde anlarlar, bazen de kendi fikrinin doğruluğuna inançlarından dolayı karşıdaki kişiyi hiç dinlemezler bile. Her iki durumda da kendi fikirlerinden farklı gelen her şey onlar için ters ya da yanlıştır.
Zihin okuma: Karşıdaki kişinin verdiği mesajdan daha çok o mesajın altında yatan amacı, niyeti algılamaktır. Bu algı ile mesajı değiştirmektir. Karşıdaki kişinin anladığımızı sandığımız bu amacının doğru olup olmadığını uygun bir tarzda ona sorarak netleştirebiliriz. Bunun yerine bu yanılgı ile iletişime devam etmek iletişimin kalitesini düşürür.
Özetle; ofis içi iletişiminizi etkili hale getirmek istiyorsak istiyorsak, etkin dinleme yapmalıyız. Bunun için karşı tarafı tanımaya çalışmalı onun yaşam algoritmasını çözmeliyiz. Sessizlik modunda ilgiyle dinlemeli, empati yapmalı ve kişiyi konuşmaya teşvik etmeliyiz. Bunun için sabit fikirlerden, önyargılardan ve zihin okumalardan uzak durmalıyız. İş’te Kırtasiye ailesi olarak; Hepinize ofis içinde ve sosyal hayatınızda birbirinizi dinlediğiniz ve anladığınız zamanlar diliyoruz. Sizde ailemize katılın ve size özel ayrıcalıklardan faydalanın.
Bir sonraki yazımızda görüşmek üzere...
Güzel konuşmak için tek bir yol vardır, dinlemeyi öğrenmek. * Benjamin Franklin