İletişimin yaşantımızdaki yeri aşikardır. Doğduğumuz andan itibaren dış dünyamız ile bir etkileşim ve iletişim halindeyiz. Sosyal hayatımızı şekillendiren en temel unsur iletişim becerimizdir. Peki iletişim nedir? Kelimenin kökü Latince “communis (paylaşmak, katılmak, ortaya çıkarmak)” kelimesinden türemiştir. En genel ve kısa tanımlarıyla iletişim; ”Karşımızdakini anlama ve kendimizi ifade edebilme sanatıdır” veya “ Göndericinin duygu ve düşüncelerini alıcılara iletme ve alıcının duygu ve düşüncelerini anlama sürecidir” olarak tanımlanabilir.
İş hayatı, içerisinde birçok stres ortamı barındırmaktadır. Bu stres altında insanlar güzel bir iletişim kurmakta zorlanırlar. Ancak etkili iletişim kurarak paylaşılan bir iş hayatı, başta kendimiz sonra çevremizdekiler açısından yaşamda huzur ve mutluluğu yakalamanın bir yoludur. O halde; mutlu bir yaşam istiyorsak ofis hayatımızda da etkili iletişim kurmak zorundayız. Çünkü iş hayatımızın kalitesi sosyal hayatımızı çok büyük oranda etkiler.
Ayrıca etkili iletişim, kendinizi dış dünyaya tanıtmanın en uygun yöntemidir. Yapılan araştırmalar göstermektedir ki; iş yaşamında etkili iletişim kurmanın kariyerinizdeki yeri iş tecrübesi ve bilgi birikiminizden önde gelmektedir. Kısacası iş hayatında ne bildiğinden ziyade ne anladığın ve nasıl anlattığın daha büyük bir öneme sahiptir. Tabi ki burada insanlara devamlı övgü dolu sözlerle yaklaşan ama arkalarından birçok iş çeviren bir iletişim modelinden bahsetmiyoruz. Bu tarz bir modelin etkisi genel itibari ile kalıcı değil geçici olmaktadır.
Ofis Hayatında Etkili İletişim Kurmak İçin Nelere Dikkat Etmeliyiz
Amaç belirle: Öncelikle niçin etkili iletişim kurmak istediğimizi, amacımızı belirlememiz ve buna inanmamız gerekir. İlk amaç mutlu olmak olmalıdır. Çünkü yaşamda ne yapıyorsak esasında mutlu olmak için yapıyoruz. İkinci olarak anlatmaktan ziyade anlamayı amaç edinmeliyiz. İletişimde anlamaya çalışmak paylaşmak tercih edilmelidir. Bunu yerine, sadece kazanmayı ve haklı çıkmayı istiyorsak iyi bir iletişim kurmuş olamayız. Bu tarz iletişimlerde tek hedef, iddia ettiğimiz konuda kazanmak ya da karşımızdaki kişinin haksız olduğunu kanıtlamaktır. Oysa ki; gerçek iletişim, birbirini anlamayı ve yakınlığı getirir. Bu noktada kendimize şu soruları sormalıyız. Kazanmak mı, yoksa iletişim kurmak mı istiyorum? Haklı çıkmak mı, yoksa karşılıklı anlayış mı istiyorum? Problemleri savaş halinde mi barış halinde mi çözmek istiyorum? Etkin iletişimi benimsemiş bir kişinin amacı, kendi doğrusunu çevresindekilere zorlamak değil, farklılıklar arasında benzerlikleri yakalamak olmalıdır. Yani karşıdaki kişinin sizin düşüncenizle uyuşmayan kısımlarını değil daha çok uyuşan kısımlarını değerlendirin. Uyuşmayan kısımları da iyi tartın. İletişim becerisi olaylara farklı açılardan bakabilme esnekliği gerektirir. Öyle ise amacımız; ofis hayatında mutlu olmak için, anlatmaktan ziyade anlamayı tercih etmek ve doğru bakış açısını yakalamak olmalı.
Rolleri kabullen: İş hayatında normal hayatta olduğu gibi herkesin rolleri vardır. Normal yaşantımızda da baba, anne, kardeş, evlat, arkadaş, sevgili gibi rollerimiz vardır. İlişki kurduğumuz kişiye göre rolümüze bürünmemiz gerekir. Örneğin arkadaşınla konuşurken baba rolüne bürünürsen arkadaşını kaybedebilirsin veya annenle iletişiminde kardeş rolünü oynarsan hata yaparsın. Bu roller bizim karakterimiz değildir, sadece duruma göre giyindiğimiz elbiselerdir. Bu durumdan çıkınca farklı elbiseler giymek gerekir. Aynı bu şekilde iş hayatında da herkesin rolü vardır. Bu rolü kabul edip davranışlarımızı ona göre belirlememiz gerekir. Size bağlı bir iş arkadaşınızla iletişim rolünüz elbette ki müdürünüzle olan iletişim şeklinden farklı olmalıdır. Müdür olmanın nasıl bir rol olduğunu anlamak isterseniz şöyle kaliteli ve fiyakalı bir imza kalemi alabilir ve dikkat çekici bir imza bulabilirsiniz.
Sözcükler ve Anlatım Tarzı :
Sözcükler: Sözcükler iletişim için son derece öneme sahiptir. Bir sözcük deyip geçmemek gerekir. Bazen bir sözcük karşıdaki kişide çok farklı duyguları tetikleyebilir.
Basit Anlat: Akıcı bir dil kullanarak konuyu karşıdakinin anlayabileceği şekilde basitçe anlatabilmeli. Mesajlarımız mümkün oldukça açık olmalı, üstü kapalı imali mesajlardan uzak durulmalıdır. Dikkatimizi alıcılara verip mesajımızın tam olarak iletilip iletilmediğini anlamamız gerekir. Bunun için de etkin dinleme büyük önem arz etmektedir.
Etkin Dinle: Etkin dinleme; karşıdaki kişiyi sadece dinlemek değil, onun sesine, sözcük seçimine, tonlamasına, hızına, beden diline dikkat ederek; onun duygularını ve hayat algoritmasını anlamaya çalışmak ve buna göre tepkiler vermektir. Bu konuyu daha detaylı olarak bir sonraki yazılarımızda paylaşacağız.
Aracı kullanma. Bazen insanlar korkuları veya karakterleri gereği iletişim kurması gereken kişilerle aracı kullanarak iletişimi tercih ederler. Bu şekilde kurulan iletişim yanlış anlaşılmalara son derece açık, güvensiz kurulan iletişimlerdendir. Aracısız iletişim en sağlıklı olanıdır. Karşınızdaki kişi ile iletişim kurmaktan korkuyorsanız, direkt iletişime girmektense bir kahve ikramında bulunabilirsiniz. Kahve ikramınız karşı tarafta hoş bir etki oluşturacak, muhabbetinizi ısındırıcı bir katalizör olacaktır. Bu konuda size tavsiye edebileceğimiz en iyi kahveleri İş’te Kırtasiyenin sıcak içecekler bölümünde bulabilirsiniz
Destekleyici ifadeler kullan: Karşıdaki kişiyi suçlayıcı “sen” dilinden mümkün oldukça uzak durulmalıdır. “Sen … yaptığından dolayı” “Sen …. demiştin bana” “Senin hatan şu ….” gibi yaklaşımlar iletişim esnasında karşıdaki kişinin sizden kopmasına neden olur. Düşüncelerinde sizin de onayladığınız bölümler üzerinde iletişim kurmaya çalışmak daha yapıcı olacaktır. Onaylamadığınız kısımlar ile ilgili görüşler kişiyi anladığınızı hissettirdikten ve onun güvenini kazandıktan sonra paylaşılmalıdır.
4N : Neyi, Ne zaman, Nerede ve Nasıl söyleyeceğimizi bilmemiz gerekir. Bu zamanla kazanılan bir tecrübedir. Çünkü girdileri devamlı değişmekte, güncellenmektedir. Kişi bu özelliğini yavaş yavaş kendisi özümseyerek oluşturacaktır. Bunu yaparken ki en önemli yardımcısı geri beslemedir. Hem kendi geri beslemelerini hem de çevresindekilerin geri beslemelerini kaydetmeli ve ona göre davranışlarını düzenlemelidir. Yani söylediği bir sözden aldığı tepkiyi iyi tartmalı ve söylediği yer, zaman veya söyleyiş tarzında bir yanlışlık varsa bunu düzenlemelidir.
İş’te Kırtasiye ailesi olarak, hepinizin ofisinizde ve sosyal hayatınızda etkili iletişim kurabilmesi ve mutlu olması dileğiyle bir sonraki yazımızda görüşmek üzere...
Aynı dili konuşanlar değil aynı duyguları paylaşanlar anlaşır. ** Mevlana